Gehaltsabrechnung-Generator für
Vereinigte Staaten

US-Gehaltsabrechnungen müssen den Einbehalt der Bundeseinkommensteuer, die Social-Security-Steuer (6,2 % des Lohns bis zur jährlichen Obergrenze) und die Medicare-Steuer (1,45 % des gesamten Lohns, plus 0,9 % zusätzliche Medicare-Steuer auf Löhne über 200.000 $) ausweisen. Die meisten Bundesstaaten verlangen zusätzlich die Angabe der bundesstaatlichen Einkommensteuer.

Die häufigste Zahlungsfrequenz in den USA ist zweiwöchentlich (alle zwei Wochen), was von etwa 43 % der Arbeitgeber praktiziert wird. Halbmonatlich (zweimal pro Monat) und wöchentliche Zyklen sind ebenfalls verbreitet. Die Anforderungen an die Zahlungsfrequenz variieren je nach Bundesstaat.

Es gibt kein Bundesgesetz, das Gehaltsabrechnungen vorschreibt, aber die Mehrheit der Bundesstaaten hat Gesetze, die Arbeitgeber verpflichten, schriftliche oder elektronische Gehaltsabrechnungen für jede Zahlungsperiode bereitzustellen. Diese müssen in der Regel Bruttolohn, Abzüge, Nettolohn und die Daten des Abrechnungszeitraums enthalten.

Sie können Gehaltsabrechnungen mit einer Lohnsoftware, einem Online-Gehaltsabrechnungsgenerator oder über einen Lohnabrechnungsdienstleister erstellen. Jede Gehaltsabrechnung sollte Name und Adresse des Arbeitnehmers, Angaben zum Arbeitgeber, den Abrechnungszeitraum, Bruttolohn, aufgeschlüsselte Abzüge und den Nettolohn enthalten. Eine ordnungsgemäße Dokumentation ist sowohl für die bundesstaatliche als auch für die einzelstaatliche Compliance wichtig.

Es gibt kein einheitliches Bundesgesetz, das Gehaltsabrechnungen vorschreibt, aber die meisten Bundesstaaten haben eigene Gesetze dazu. Rund 40 Bundesstaaten verlangen von Arbeitgebern, schriftliche oder gedruckte Gehaltsabrechnungen bereitzustellen, während einige auch die elektronische Zustellung erlauben. Bundesstaaten wie Kalifornien und New York haben strenge Vorschriften, die genau festlegen, welche Angaben enthalten sein müssen.

FICA steht für den Federal Insurance Contributions Act und umfasst die kombinierten Social-Security- (6,2 %) und Medicare-Abzüge (1,45 %), die vom Arbeitnehmerlohn einbehalten werden. Arbeitgeber leisten einen gleich hohen Beitrag. Gutverdiener zahlen zusätzlich eine Additional Medicare Tax von 0,9 % auf Löhne über 200.000 $, die nicht vom Arbeitgeber bezuschusst wird.

Unabhängige Auftragnehmer, die als 1099-Arbeitskräfte eingestuft werden, sind keine Angestellten, weshalb Arbeitgeber nicht gesetzlich verpflichtet sind, ihnen Gehaltsabrechnungen auszustellen. Auftragnehmer können jedoch eigene Zahlungsbelege für ihre Unterlagen erstellen. Es ist wichtig, Arbeitnehmer korrekt einzustufen, da eine fehlerhafte Klassifizierung zu erheblichen Steuernachzahlungen und Strafen führen kann.

Gehaltsabrechnungen sollten bei jeder Gehaltszahlung ausgestellt werden, ob wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich oder monatlich. Die meisten Bundesstaaten verlangen, dass Arbeitnehmer bei jeder Zahlung eine Abrechnung erhalten. Die genauen Anforderungen an Häufigkeit und Format variieren je nach Bundesstaat, daher sollten Arbeitgeber die lokalen Vorschriften prüfen.